Ahorras en la gestión de tus equipos?

Ahorras en la gestión de tus equipos?

Cuando se trabaja con una plantilla geográficamente dispersa, se debe usar la tecnología y conocer muy bien las peculiaridades de cada grupo para aprovechar al máximo los recursos. El uso de la tecnología es una de las prácticas más implementadas en las empresas para ahorrar en la coordinación de equipos. Reducir costes en tareas como la documentación, la organización de viajes, la convocatoria de reuniones y hacer más sencillo el día a día, cuando varios grupos deben trabajar al unísono, son algunas características de las nuevas herramientas que atraen a los empresarios para gestionar sus plantillas y sus pymes. * Uno de los sistemas más utilizados por las compañías para ahorrar, sobre todo en viajes, es el de la videoconferencia. Gracias a esta herramienta, se pueden cerrar proyectos o lanzar nuevas propuestas sin necesidad de organizar desplazamientos de los empleados

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“Además, es una de las más económicas porque no suele dar problemas de compatibilidad entre los sistemas de las oficinas, aunque la reunión esté convocada para diferentes países”, comenta Vivian Acosta, socia de la consultora Talengo. Por ejemplo, los productos de videconferencias en alta calidad de la empresa Lifesize se pueden comprar desde 4.000 dólares (alrededor de 3.000 euros). Un empresario que tenga que desplazarse habitualmente a Francia tiene que valorar que sólo su billete de avión de Madrid a París, ida y vuelta y en clase business, cuesta alrededor de 800 euros. A eso hay que sumar otros gastos como dietas o alojamiento. Aun así, en el caso de que este tipo de conferencias sea un gran gasto, la videollamada, con programas que son gratuitos, es otra opción, aunque de menor calidad. * Compartir la información entre los distintos equipos es esencial para que estén coordinados. Ladigitalización de esos archivos es una forma de hacer más económica la difusión de esa documentación, ya que llega a todos los empleados, está clasificada y se puede acceder a ella en cualquier momento, evitando la necesidad de imprimir muchas copias. * Además, cuando se quiere llevar a cabo una nueva estrategia y para ello es necesario formar a las plantillas, muchas pymes, que ya tienen la tecnología implantada, apuestan por crear una red interna en la que impartan talleres a distancia y adaptados a los diferentes horarios. * Pero a pesar de que las nuevas herramientas hacen más sencilla la comunicación, muchas veces es imprescindible organizar algún viaje de negocios en el que se aborden, por ejemplo, las nuevas propuestas del curso. Es el líder de cada uno de los proyectos el que se debe desplazar, en vez de todo el grupo. Multiculturalidad Muchas veces las empresas trabajan con equipos de diferentes países y para coordinar bien los proyectos deben conocer muy bien las condiciones laborales de esas zonas. Por ejemplo, una agencia de viajes que tenga oficinas en España, Chile y Qatar, y en diciembre quiera realizar videoconferencias con los distintos equipos para ultimar las propuestas del año siguiente, tendrá que valorar que el jueves 25 de ese mes no se trabaja ni en España ni en Chile, y en algunas ocasiones tampoco el 24, mientras que en Qatar los viernes son festivo. Por tanto, sólo quedan dos días hábiles, lunes y martes, para cerrar las operaciones. Pero no sólo deberá conocer el calendario laboral, sino también la diferencia horaria. Respecto a España, en Chile son cinco horas menos y en Qatar una más. Ha de acordar, por tanto, un momento en el que se esté operativo en todas las oficinas.

Via: expansión.com

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